NO. RÉFÉRENCE 352

TITRE DU POSTE

Assistante de bureau

DESCRIPTION DU POSTE

L’organisation

Atout Recrutement offre des services intégrés de placements permanents et temporaires à des centaines de clients dans les secteurs de services professionnels, industriels, manufacturiers et environnementaux au travers du Canada.

 

Principaux dÉfis

La personne titulaire de ce poste fournit son soutien à la direction ainsi qu’au bureau en assurant la gestion des tâches administratives.  Elle apporte une aide cléricale à l’ensemble de l’équipe; s’assure que tous les travaux réalisés sont professionnels et réalisés selon les échéances.

 

Principales responsabilitÉs

Les principales responsabilités de la personne titulaire de l’emploi sont :

 

Ø  Répondre aux appels et accueillir les visiteurs ;

Ø  Recevoir les visiteurs, et leurs assurer un maximum de confort.

Ø  Fournir le soutien administratif et le secrétariat à la direction générale ;

Ø  Travailler en étroite collaboration avec la direction des ressources humaines dans l'exécution et la gestion de la correspondance, des conventions, des présentations, des différents dossiers et des rendez-vous ;

Ø  Participer au processus de recrutement avec la directrice des ressources humaines dans l'exécution de mandats avec les clients : appels téléphoniques, mise en contact client-candidat, rédaction de lettres, rapports, courriels ;

Ø  Accomplir toutes autres tâches qui lui serait confié par la DRH ;

Ø  Gérer l’agenda du bureau ;

Ø  Assister aux réunions, prendre part, rédiger les ordres du jour ;  

Ø  Mettre à jour le tableau de bord du meeting hebdomadaire ou autres réunions ;

Ø  Préparer les comptes-rendus des réunions ;

Ø  Préparer des documents pour les réunions ;

Ø  Préparer les salles de réunions ;

Ø  Aider à la planification et à la logistique d’événements spéciaux;

Ø  Contacter des candidats pour les convoquer à des entrevues chez Atout et chez les clients ;

Ø  Faire l’affichage de poste sur les réseaux sociaux et autres plates formes web et tenir à jour le registre d’affichage ;

Ø  Répondre et interagir sur les réseaux sociaux d’Atout

Ø  Offrir un soutien dans les activités de dotation (affichage des postes, tri des CV, etc.) ;

Ø  Effectuer des recherches Internet et le suivi sur les réseaux sociaux ;

Ø  Effectuer des tâches de bureau comprenant, entre autres, la création de nouveaux dossiers, de documents électroniques, la gestion des documents papier et des fichiers électroniques ;

Ø  Faire la saisie de tous les CV reçus sur la boite courriels d’info Atout et les enregistrer dans la base de données PRIM et dans le dossier pertinent du Drop Box ;

Ø  Être proactif et aider les membres du personnel à développer de nouveaux procédés et procédures efficaces ;

Ø  Responsable des airs commun (réception, salle de réunions, cuisine, etc.). Veille à ce que les lieux soient propres et rangés. Dans la cuisine : prépare du café le matin et s’assure que de l’eau, du café soient disponibles pour le personnel et les visiteurs au besoin. En après-midi s’assure que le lave-vaisselle soit mis en fonction et qu’il soit vider le matin ;

Ø  Effectuer toutes autres tâches qui lui seraient confiées par la direction.

 

HABILETÉS et qualitÉs personnelles recherchÉes

 

Ø  Posséder des connaissances de niveau avancé de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;

Ø  Très bonne connaissance de l’internet et habiletés à rechercher sur Internet ;

Ø  Digne de confiance et responsable de préserver la confidentialité des informations auxquelles elle a accès ;

Ø  Faire preuve d’initiative et de créativité ;

Ø  Doit avoir la capacité de gérer des tâches multiples dans un environnement en constante évolution ;

Ø  Être capable de travailler de façon autonome ;

Ø  Démontrer une aptitude à travailler au sein d'une petite équipe et à gérer plusieurs projets simultanément tout en conservant le souci du détail ;

Ø  Posséder une bonne capacité d’adaptation et d’excellentes aptitudes pour le service à la clientèle ;

Ø  Doit être minutieuse et accomplir ses tâches avec rigueur ;

Ø  Bilingue français/anglais – parlé et écrit ;

Ø  3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire ;

Ø  Une expérience de travail dans une firme de recrutement sera considérée comme un atout.

 

FORMATION

  • Une formation, en administration et/ou en ressources humaines ;
  • Toute combinaison de scolarité ou d’attestation de formation de haut niveau et/ou d’expérience jugée comparable sera également considérée.

 

RÉMUNÉRATION

 

Une rémunération compétitive sera offerte selon l’expérience.

 

DÉPÔT DE CANDIDATURES

Veuillez nous faire parvenir une lettre de motivation (maximum 2 pages) et votre curriculum vitae par courriel à Marie-Claude Grenier.

 

Marie-ClaudeGrenier

Directrice des ressources humaines

info@atoutrecrutement.com

(514) 875-1818 poste 112

CRITERES RECHERCHES

  • FONCTION
  • Assistant(e) administratif(ve)

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

  • Date de parution 2019-09-13
  • Salaire offert À discuter
  • Type de contrat Permanent
  • Lieu Grand Montréal, Montréal
  • Fonction Assistant(e) administratif(ve)

NO. RÉFÉRENCE 352